Zunächst sollte man sich immer fragen: Wo möchte das Unternehmen hin? Welche Erwartungen stellen die Verantwortlichen an ein PIM-System? Zunächst sollte man sich stets fragen: Worauf zielt das Unternehmen hin? Um einen sinnvollen PIM-Software-Vergleich durchführen zu können, muss erst definiert werden, wie das Unternehmen erfolgreicher  werden kann. Dann erst lassen sich auch die Risiken erkennen, die einem auf dem Weg dorthin begegnen können und Lösungen finden, um diese zu vermeiden.

Um die Anforderungen, die das Unternehmen an das PIM-System hat, verstehen zu können, muss zuerst ein Blick auf das Unternehmen und seine Geschäftsprozesse geworfen werden. Alle Abteilungen, die mit dem PIM-System arbeiten werden oder von seiner Einführung betroffen sind, müssen analysiert werden. Es ist wichtig zu verstehen, was diese Mitarbeiter antreibt und worin ihre Probleme liegen. Um dieses Probleme zu lösen, braucht es auch einen systematischen Ansatz.  Welches Auto ist dafür passend? Muss man nur sich selbst transportieren oder braucht es mehr Platz? Reicht ein PKW oder sollte es lieber ein Lieferwagen sein? Dies sind im übertragenen Sinne die Fragen, die im Auswahlverfahren für den PIM-Vergleich gestellt werden müssen. Zusätzlich kommt die Architekturlandschaft hinzu, ebenso wie das Datenmodell. Eine Checkliste der grundlegenden Anforderungen für die Auswahl eines PIM-Systems hilft, alle Punkte im Auge zu behalten. Sind alle wesentlichen Anforderungen im Unternehmen identifiziert, werden sie in einem Lastenheft, der sogenannten Spezifikation, festgehalten.

Erfahrene Beratungspartner kennen den Markt und potenzielle Anbieter von PIM-Software genau. Sie wissen, welcher Hersteller das Lastenheft mit den zuvor definierten Anforderungen erfüllen kann und welche individuellen Stärken und Schwächen die Software aufweist. Denn am Ende muss sie nicht nur zu den technischen Anforderungen, sondern auch zur Unternehmensstrategie passen. Es ist die Aufgabe des Beratungsunternehmens, eine Longlist mit ca. 15 Kandidaten zu erstellen. Qualifizierte Business Consultants tun dies auch schon unter Berücksichtigung und Verhandlung des vorhandenen Budgets. Dafür wird den relevanten Softwareherstellern eine Liste mit den Kernanforderungen zur Verfügung gestellt, welche in einer vorgegebenen Zeit beantwortet werden muss. Aus den Ergebnissen selektiert sich die Shortlist mit noch ca. fünf verbleibenden Kandidaten, die nochmals genau analysiert werden. Zusammen mit dem Unternehmen entscheiden die Berater dann, welche zwei bis drei Systemhersteller am Ende zur Präsentation ihrer Software eingeladen werden.

Für die Präsentation werden den Herstellern ca. zehn Use Cases als Aufgaben gestellt. Ziel der Pitch-Präsentation ist es, dem Management-Entschei­dungsgremium zu demonstrieren, wie die jeweilige Software im Alltag funktioniert und was sie bewirken kann. Hierfür ist es sinnvoll diverse Probleme oder relevante Punkte als konkrete Use Cases in der Präsentation durchzuspielen. Dabei werden die einzelnen Schritte mit Hilfe von Beispieldaten simuliert. Softwareanbieter können somit unter denselben Voraussetzungen im PIM-Pitch überzeugen.